Queremos ayudarte con herramientas prácticas para que puedas manejar un negocio de venta de productos de manera ordenada. Acá te presentaremos las tareas que debes hacer mes a mes. Puedes volver a este artículo cuando quieras, pues lo iremos actualizando con información poco a poco.
Paso 1: La Venta
Si quieres empezar a manejar un negocio de venta de productos, debes partir por la venta.
En cada negocio debe existir alguien encargado de la venta. Esta persona deberá contar con herramientas de venta que le permitan cerrar la venta una vez que el cliente ya se ha mostrado interesado.
Algunas herramientas que te ayudarán a vender mejor:
- Debes registrar las ventas, ya sea en Excel o en un software de ventas.
- Debes tener una estructura de precios
- Generalmente la gente que trabaja en venta es compensada mediante un porcentaje de las ventas. Esto los mantiene motivados a seguir trayendo clientes y ventas.
- Debe existir una estructura de descuentos. Ya sea por volumen o por promociones
Mantener un control de las ventas y de tus clientes.
Si tienes muchos clientes, no hay nada más valioso que la información de ellos. Puedes llevar este control en un documento Excel o contratar un software de gestión de clientes.
Información valiosa de tus clientes es la siguiente:
- Demográficas: dónde viven, qué edad tienen, etc
- De preferencias: compras que hayan realizado, qué tipo de productos compran, son más propensos a comprar con promociones.
- De ventas: cuánto es el ticket promedio de la venta a estos clientes
- Canal por el cual llegó. Faceboook, Instagram , referidos o campañas de correos.
- Referidos. Muchas veces son los clientes actuales los que mejor te pueden ayudar a traer clientes nuevos. Para ellos puedes tener atención especial por traer nuevos clientes.
Crea un plan de Marketing
El Marketing no se trata de hacer anuncios y “poner plata en Facebook” para que lleguen clientes. El Marketing es la forma que tienes para hacer llegar a tus clientes donde estás tu. Además, es una oportunidad para comunicar qué es importante para ti, por qué tu producto es el que mejor les puede servir y por qué deberían comprarte a ti antes que a la competencia.
Esto es un mundo por sí solo y merece una serie de artículos exclusivos que haremos más adelante.
Paso 2: Administrar las Compras de insumos
El segundo paso para manejar tu negocio es encargarse de la compra. Cuando se trata de las compras debes asegurarte de tener en orden las siguientes tareas.
Debes tener una base de proveedores.
En un principio puede que compres todos los insumos para fabricar tu producto al mismo proveedor. Sin embargo, esto conlleva un gran riesgo y es que si un día tu proveedor principal deja de cumplir, probablemente tú también te quedarás sin producir.
Entonces es recomendable ir armando una base de datos de proveedores donde indiques no solo el costo, sino también otras características como la responsabilidad en la entrega de productos o descuentos por volumen.
Tus proveedores deben ser responsables en la entrega de insumos.
Al momento de elegir un proveedor debes poner atención a una serie de características.
Por ejemplo, es muy importante que la empresa que elijas con un proveedor sepa entregarte a tiempo los insumos que les has comprado.
Si ellos se comprometen entregar en 30 días asegúrate de que cumplan con los plazos comprometidos, de esta forma te darás cuenta que estás trabajando con una empresa responsable y te será mucho fácil confiar en ellos entonces
Cuando compres no elijas sólo por precio sino también por otras características como la responsabilidad al momento de la entrega en el tiempo y en calidad.
La calidad de los insumos debe ser consistente con la propuesta de valor.
La calidad de los insumos debe ser acorde con el costo que estás pagando.
Si es que buscas crear un producto al menor costo posible puede que esté no sea de la calidad que tú esperas y por lo tanto tus clientes perseguirán que tu producto tampoco es de la mejor calidad.
Cunado elijas un proveedor al cual le pagas un poco más que a su competencia, asegúrate de que la calidad se constante en el tiempo.
Es bueno tener una cartera de proveedores diversificada.
Busca proveedores que te den facilidades de pago.
Entre los factores más importantes para la subsistencia del negocio se encuentra el flujo de caja.
El flujo de caja se refiere al dinero que ingresa y el dinero que sale de la cuenta de tu negocio.
Buscar proveedores que te den facilidades de pago siempre le ayudará al flujo de caja de tu negocio.
Entonces dentro de tu cartera de proveedores deben existir proveedores que te den facilidades de pago, como el pago a 30 o 60 días por ejemplo.
Paso 3: Creación del producto
Debes tener un plan de trabajo
En las empresas grandes que realizan producción existe un encargado de producción y su equipo. Ellos se encargan de levantar los pedidos y ordenar la fabricación de la manera más eficiente posible.
En el caso de una empresa más pequeña esto también se puede implementar. Armar un plan de trabajo semanal en base a los pedidos, el stock disponible de producto terminado, los insumos disponibles y los pedidos que son prioridad.
Para armar un plan de trabajo debes tener en cuenta los elementos indicados anteriormente y hacer un calendario semanal.
La planificación es tu mejor aliado. Todos podemos tener emergencias o pedidos de última hora, pero tener una planificación te ayudará a bajar el stress y evitar tener que resolviendo problemas uno tras otro.
Debe existir una receta específica para cada producto
Si bien uno puede creer que esto se aplica solo a las empresas de alimentos, la metodología es similar para otros negocios que realizan productos.
A modo de ejemplo, sabemos las empresas que fabrican alimentos funcionan con recetas:
- Cantidades específicas de cada ingrediente.
- % de ingredientes específicos para cada etapa de la preparación.
- Tiempo de cocción
- Traspaso a la siguiente etapa.
Si tu negocio no es de alimentos, también existirá otro tipo de proceso o receta a seguir. Eso debe estar documentado.
Que existan todos los insumos
Antes de producir debes tener a mano todos los insumos para realizar el producto. Así mismo deberás contar con las máquinas y herramientas necesarias. No queremos que mientras se está fabricando una partida las personas que están en la producción se queden sin insumos.
La calidad de tu producto debe ser acorde a la propuesta de valor
Desde las finanzas siempre te diré que debes tratar de bajar los costos fijos, pero esto nunca debe comprometer la calidad de tu producto. Tu producto terminado es parte importante de tu imagen ante los clientes.
Con todo lo difícil que es conseguir clientes, imagínate que los pierdas porque ellos nos están conformes con el producto que compraron. Debe ser un escenario tan malo como no vender nada, ya que si pierdes un cliente por mala calidad es muy probable que además de no volver te descalificará ante su red de contactos.
La calidad de tu producto nunca debe comprometerse por comprar insumos más económicos.
Este ejemplo lo podemos ver en un sinnúmero de ejemplos: alimentos que difieren respecto a la foto, productos que se desarman solos cuando los tomas, piezas y partes mal terminadas, etc.
En resumen, no sacrifiques la calidad de tu producto terminado a cambio de bajar los costos.
Disponibilidad a tiempo para la entrega
Una vez que tengas los productos terminados, procura que estos estén a tiempo para el despacho y por sobre todo, si ya tienes los productos listos, ¡no los apiles para que junten polvo! Envíalos lo antes posible. Tu cliente lo agradecerá, y de paso le puedes decir que excepcionalmente han realizado un esfuerzo por tener su pedido antes de tiempo.
Paso 4: Envío de productos
Si bien ya existían los delivery y envíos antes de la pandemia, hoy en día se han puesto de moda los servicios que se dedican exclusivamente a hacer llegar tus productos.
Antes la logística la realizaban los propios negocios, pero hoy en día se ha masificado tanto el envío de productos que es posible hacer llegar tus productos con bastante calidad en la entrega.
Delegar la entrega te permite ahorrar tiempo y combustible. Sin embargo, la entrega del producto es una extensión de tu negocio, por lo tanto la experiencia debe ser impecable para el usuario.
Algunas recomendaciones para la entrega de tu producto son:
Realiza una guía de despacho
Es recomendable que tus productos lleven una guía de despacho para quien transporta los bienes, para ti y para tu cliente. Demuestra más seriedad o formalidad de tu negocio.
Arma una base de proveedores que entreguen en tu nombre.
De los proveedores a los que vayas solicitando servicios en el tiempo, elije a los mejores. Que te dan un buen precio, resuelven problemas, o si no logran entregar te llaman, y por sobretodo, que cumplen en el plazo.
Tu producto debe llegar en el tiempo prometido. Eso también habla de tu marca.
Solo quiero enfatizar en este punto. Si la fecha comprometida es el martes a las 9:00 (por ejemplo) que tu producto llegue a esa hora marca la diferencia.
Algo tan básico como ser puntual en la entrega, hoy en día marca la diferencia. Si no me crees, pregúntale a tu red de amigos y familiares ¿cómo se sienten cuando los hacen esperar toda la mañana y el producto no llega?
Que tu producto llegue en la fecha acordada debería ser el desde, pero lamentablemente aún estamos lejos de eso. Afortunadamente, cumplir con esta expectativa es un elemento que te diferenciará de la competencia.
La presentación del producto debe ser impecable
Por último, la presentación debe ser impecable. Ya sea de comida, ropa o repuestos. Tu producto debe llegar impecable, pues esto forma parte de la experiencia del cliente. Esta es otra forma de diferenciarse.
Paso 5: El equipo de trabajo
No puedes hacer todo solo, pero si debes tener herramientas para controlar el trabajo que hacen otros:
Crea descripciones de cargo
¿Quieres que las personas que trabajan contigo te ayuden de la mejor forma? Hacer la descripción de cargo te servirá para tener más claro lo siguiente:
- ¿Cuál es el cargo?
- ¿Cuáles son sus responsabilidades?
- Qué debe hacer mensualmente?
- ¿Qué debe entregar?
La descripción de cargo sirve para definir las bases del trabajo de una persona. Obviamente, no somos robots, por lo que siempre podremos ayudar a otros en otras tareas, pero la descripción de cargo sirve para comunicar qué es lo que se espera que haga cada persona.
Esta herramienta a veces no se realiza ni siquiera en empresas grandes, lo cual es una pena, porque se presta para confusiones e incluso decepciones por parte del trabajador.
Escribe las tareas a realizar por cada persona
La clave de las empresas que perduran en el tiempo es: tener claros sus procesos. Esto en realidad no es más que hacer una receta de lo que funciona bien.
Si una actividad funciona bien de una forma, escribe el paso a paso. Qué se hace primer, qué se hace después, quién lo hace, quién aprueba, etc.
No es necesario llegar a un detalle muy grande, pero si es mejor hacerlo. Con eso te aseguras de que exista un manual en caso que una persona deba reemplazar a otra por vacaciones, enfermedad, o si la persona anterior ya no está en el cargo.
Lo mejor de todo, te permitirá algún día tomarte vacaciones tranquilas.
Implementa indicadores (KPI) de seguimiento
Esto es más avanzado, pero se refiere a lo siguiente: si una persona trabaja en ventas y su meta es vender 100.000 al mes debes estimar que venderá 25.000 semanal y 5.000 diario.
Los Indicadores claves de desempeño (KPI en inglés) sirven para medir lo más importante de cada actividad que es realmente relevante para tu negocio.
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